1. Quem é controlador e quem é operador
Esta é a distinção mais importante deste documento.
A Clínica é a controladora dos dados de suas pacientes. É ela quem decide coletar, com que finalidade, e é ela quem responde perante a titular. A HarmonIA é operadora desses dados: trata apenas conforme as instruções da Clínica e o necessário para prestar o serviço. As condições dessa operação estão no Contrato de Operador.
A HarmonIA é controladora dos dados de cadastro da própria Clínica e das pessoas da equipe — nome, e-mail, dados de contratação, registros de acesso — porque é ela quem decide sobre esse tratamento para poder oferecer, cobrar e proteger o serviço.
2. Dados tratados
Da equipe da Clínica (HarmonIA como controladora): nome, e-mail, senha armazenada de forma cifrada e irreversível, perfil de acesso, data e hora dos acessos, endereço IP e identificação do navegador, sessões ativas, registros de auditoria das ações realizadas no sistema.
Da Clínica: razão social ou nome, CNPJ ou CPF, endereço, telefone, dados do profissional responsável e registro em conselho de classe, logotipo, preferências de configuração, dados de assinatura e histórico de cobrança.
Das pacientes (HarmonIA como operadora, por conta da Clínica): nome, contato, dados de identificação; prontuário e evolução clínica; procedimentos realizados, produtos utilizados com lote e validade; imagens clínicas de antes e depois; documentos e termos de consentimento assinados; lançamentos financeiros e agendamentos; conversas registradas de atendimento.
Dados de saúde e imagem clínica são dados pessoais sensíveis e recebem tratamento específico, conforme o art. 11 da LGPD.
3. Finalidades e bases legais
| Tratamento | Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|---|
| Conta e acesso da equipe | operar o serviço contratado | execução de contrato — art. 7º, V |
| Cobrança e assinatura | faturar o plano | execução de contrato — art. 7º, V |
| Registro e prontuário de paciente | assistência à saúde pela profissional | tutela da saúde — art. 11, II, "f" |
| Guarda do prontuário | obrigação legal e regulatória | art. 7º, II e art. 11, II, "a" |
| Trilha de auditoria e logs de segurança | segurança, prevenção a fraude, prova de integridade | legítimo interesse — art. 7º, IX |
| E-mail transacional (convite, recuperação de senha, aviso de cobrança) | comunicação necessária ao serviço | execução de contrato — art. 7º, V |
| Integração de anúncios, quando a Clínica conecta | atribuição de resultado de campanha da própria Clínica | decisão e base legal da Clínica, como controladora |
4. Com quem os dados são compartilhados
A HarmonIA não vende dados e não compartilha dado de uma clínica com outra. Para funcionar, o serviço se apoia nos seguintes operadores subcontratados:
- Supabase — banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos. Hospedagem em [A DEFINIR: confirmar a região do projeto — hoje us-east-1, Estados Unidos].
- Vercel — hospedagem e execução da aplicação.
- Resend — envio de e-mail transacional (convites, recuperação de senha, avisos operacionais). Recebe endereço de e-mail e o conteúdo da mensagem.
- Mercado Pago — processamento de pagamento da assinatura. Recebe dados de cobrança. A HarmonIA não armazena número de cartão.
- Meta (Facebook/Instagram) — apenas quando a Clínica conecta a própria conta de anúncios, para leitura de métricas das campanhas dela.
A lista atualizada de subcontratados faz parte do Contrato de Operador. Mudanças são comunicadas com antecedência.
5. Transferência internacional
Parte da infraestrutura fica fora do Brasil, nos Estados Unidos. A transferência ocorre com base no art. 33 da LGPD e nas garantias contratuais dos fornecedores. [A DEFINIR: cláusulas contratuais específicas e avaliação de adequação a formalizar com cada subcontratado.]
6. Por quanto tempo os dados ficam guardados
Prontuário e documentos clínicos: guardados pelo prazo exigido pela regulamentação profissional aplicável, ainda que a paciente seja desativada no sistema. [A DEFINIR: fixar o prazo — a referência usual para prontuário odontológico é de 20 anos, e precisa de confirmação jurídica.]
Desativação de paciente: a paciente sai das listas de trabalho e o prontuário é preservado.
Anonimização: a pedido, os dados de identificação da paciente — nome, telefone, e-mail, foto — são substituídos por marcador irreversível, e o prontuário permanece sem identificação, para cumprir a obrigação de guarda.
Exclusão definitiva: disponível quando não houver obrigação de guarda pendente. Apaga registro, documentos, imagens e a própria trilha daquela paciente, em operação única e irreversível.
Dados de conta e cobrança: mantidos enquanto a assinatura existir e, depois, pelo prazo legal aplicável a documentos fiscais e contábeis.
Trilha de auditoria e registro de aceite: imutáveis por construção — não podem ser alterados nem apagados, nem pela HarmonIA. É o que permite provar, depois, quem fez o que e quando.
7. Segurança
Medidas efetivamente implementadas, verificáveis no sistema:
- isolamento por clínica aplicado no banco de dados (RLS), em 100% das tabelas, e não apenas na interface;
- acesso a arquivos autorizado por caminho, por clínica;
- senha armazenada com função de derivação irreversível; a HarmonIA não vê senhas;
- transporte cifrado (HTTPS/TLS) e cabeçalhos de segurança (CSP, HSTS, proteção contra enquadramento em terceiros);
- limite de tentativas por IP e por identidade em login, recuperação de senha, cadastro, convite e webhooks;
- credenciais de integração guardadas em cofre, nunca em tabela comum nem no navegador;
- trilha de auditoria imutável de ações sensíveis;
- prontuário e documento finalizados imutáveis por regra de banco;
- rotina diária de manutenção com registro e alerta de falha.
[A DEFINIR: política formal de backup e teste de restauração documentado — hoje o backup depende do provedor e não há registro de restauração testada.]
[A DEFINIR: autenticação em dois fatores — a política de senha existe, o segundo fator ainda não está disponível.]
8. Direitos da titular
A titular pode pedir confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, informação sobre compartilhamento e revogação de consentimento, nos termos do art. 18 da LGPD.
Se você é paciente, o pedido deve ser dirigido à clínica onde você é atendida — ela é a controladora dos seus dados. A HarmonIA auxilia a clínica a responder, mas não pode decidir sobre dados que não são dela.
Se você é da equipe de uma clínica, o pedido sobre os seus dados de conta pode ser dirigido diretamente à HarmonIA.
9. Encarregado e canal de contato
[A DEFINIR: nome do encarregado (DPO) e e-mail do canal de privacidade.]
10. Cookies
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11. Alterações desta Política
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